Bilingual Receptionist

5 Months ago • All levels

Job Description

This role is for a bilingual Receptionist/Host in Paris, France. Responsibilities include managing the reception area, handling phone calls and emails, greeting visitors, managing access, providing administrative support (document management, mail handling, booking meetings), assisting with event logistics, and coordinating with internal teams (production, planning, HR, IT, finance). The ideal candidate will possess excellent communication and interpersonal skills, be highly organized, proficient in Microsoft Office Suite, and fluent in English and French. The position is full-time, 39 hours/week.
Must Have:
  • Bilingual (English/French)
  • Excellent communication skills
  • Receptionist experience
  • Organized and detail-oriented
  • Proficient in MS Office
  • Administrative support
Perks:
  • Health insurance
  • Swile card (meal vouchers)
  • 50% public transport subsidy
  • Volunteer day off
  • Employee assistance program
  • Company social club benefits
  • Break room, sauna, shower
  • Monthly company breakfasts
  • Snacks available

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Description

Dans le cadre de l’évolution de notre dispositif d’accueil, nous recrutons un·e Chargé·e d’accueil / Réceptionniste bilingue anglais. Rattaché·e au Directeur du studio, vous êtes la première personne de contact pour les collaborateur·ice·s, les partenaires externes et les visiteurs.

CDI

Temps plein 39 heures/semaine (10h-19h)

MISSIONS PRINCIPALES

Accueil physique et téléphonique :

  • Assurer un accueil professionnel et courtois des visiteurs, salarié·e·s intermittent·e·s, prestataires et collaborateurs·rices
  • Gérer la signature des accords de confidentialité des visiteurs
  • Gérer l'interphone et l'accès des visiteurs
  • Gérer le standard téléphonique : filtrage, prise de messages, orientation vers les bons interlocuteurs
  • Gestion des emails envoyés sur notre adresse générale

Support administratif :

  • Gestion de la signature des documents relatifs aux sessions d’enregistrements, y compris l’envoi de messages de rappel aux comédien·ne·s
  • Réception, tri, distribution et envoi du courrier et des colis
  • Gestion des badges d’accès, réservation de salles de réunion
  • Participation à la logistique des événements internes
  • Reporter et traiter les factures des dépenses effectuées avec la carte de crédit de la société
  • Gérer les profils artistes dans Mediartis et ajouter des médias à la demande de l'équipe
  • Gérer des réservations d'hôtel pour les salarié·e·s
  • Numérisation, tri et archivage des documents

Gestion des espaces communs :

  • Veiller à la bonne tenue de l’espace d’accueil, des salles de réunion et des espaces partagés (arroser les plantes, etc…)
  • Assurer le suivi des consommables (fournitures de bureau, alimentaires, hygiène, etc.)
  • Entretenir les relations avec les fournisseurs réguliers et les prestataires de services
  • Superviser les petits travaux d'entretien

Coordination avec les services internes :

  • Collaborer avec les équipes de production, de planification, les services RH, IT et Finance, avec un soutien ponctuel à la planification.
  • Contribuer à l’amélioration continue de l’expérience collaborateur·rice et visiteur·se

Requirements

Profil recherché :

  • Expérience préalable sur un poste similaire souhaitée
  • Excellentes compétences relationnelles et sens du service
  • Capacité à gérer plusieurs tâches en parallèle avec rigueur et organisation
  • Maîtrise des outils bureautiques (Outlook, Word, Excel)
  • Bon niveau d’anglais à l’oral et à l’écrit requis (accueil de publics internationaux)

Savoir-être attendus :

  • Présentation soignée, posture professionnelle
  • Discrétion, fiabilité, réactivité
  • Sens du travail en équipe et de la coopération interservices
  • Capacité d’adaptation dans un environnement dynamique et multiculturel

Benefits

  • Mutuelle, prévoyance
  • Carte Swile (tickets restaurant)
  • Abonnement transport pris en charge à 50 % pour les trajets du domicile au bureau
  • Jour de congé pour bénévolat
  • Programme d’assistance aux salarié·e·s
  • Offres du CSE
  • Environnement de travail : bâtiment avec une salle de repos, sauna et douche, petits déjeuners de l’entreprise une fois par mois, snacks à disposition

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