Receptionist

7 Months ago • All levels

Customer Service

Job Description

The Receptionist at Tesla Automation in Prüm, Germany will provide comprehensive office support across all departments. Responsibilities include managing appointments, meetings, and administrative tasks; handling front-desk and reception duties (phone, visitor reception, access control); assisting with travel management (flights, hotels, rentals); ensuring building and visitor safety; creating presentations and reports; supporting team assistants; maintaining order and cleanliness; and managing meeting rooms and mail. The ideal candidate will have at least 3 years of experience in a related field and strong MS Office skills, German and English proficiency, excellent communication, and organizational abilities.

Must Have:

3+ years experience in office management
Proficient in MS Office applications
Excellent communication (German & English)
Strong organizational & time management skills
Experience with access control systems

Add these skills to join the top 1% applicants for this job

ms-office

What to Expect

Tesla steht für die Beschleunigung des Übergangs zu nachhaltiger Energie. Innerhalb weniger Jahre wurden revolutionäre Strategien und Produkte entwickelt und erfolgreich auf den Markt gebracht. Dies ist nur möglich durch außerordentliche Begeisterung und Identifikation der Mitarbeiter, Geschwindigkeit in der Umsetzung von Prozessen und Projekten sowie überdurchschnittlicher Innovationskraft und Effizienz.

Wir, Tesla Automation, unterstützen die unglaubliche Erfolgsgeschichte von Tesla durch hochautomatisierte Spitzentechnologie, welche die weltweite Produktionskapazität des Unternehmens auf das nächste Level hebt. Unsere Passion, Motivation und Leistungsbereitschaft für komplexen Sondermaschinenbau ermöglicht Tesla seine ambitionierten Ziele zu erreichen. Nun suchen wir Sie, um diese Erfolgsgeschichte gemeinsam fortzuführen und weiter auszubauen.

What You’ll Do

Büro-Support für alle Fachbereiche, einschließlich Termin- und Meeting-Koordination sowie administrative Aufgaben
Front-Desk- und Rezeptions-Tätigkeiten, einschließlich Telefonbetreuung, Besucherempfang und Verwaltung von Zugangsberechtigungen
Unterstützung beim Reisemanagement für Dienstreisen, einschließlich Buchung von Flügen, Hotels und Mietwagen sowie Dokumentation von Reisezeiten
Gewährleistung der Sicherheit von Besuchern und Mitarbeitern sowie des Gebäudes durch Sicherheitsmaßnahmen und Dokumentation von Vorfällen
Erstellung von Präsentationen, Statistiken und Dokumentationen zur Unterstützung administrativer Aufgaben
Vertretungsaufgaben der Team-Assistenzen und Unterstützung bei der Einhaltung von Ordnung und Sauberkeit
Verwaltung von Besprechungsräumen, Postbearbeitung und Herausgabe/Rücknahme von Leihwagen

What You’ll Bring

Abgeschlossene mindestens 3-jährige fachspezifische Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikationen
Erfahrungen im Office Management
Erste Erfahrung im Umgang mit Zugangskontrollsystemen
Gute Kenntnisse in den gängigen MS Office Anwendungen
Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Sehr gute Kommunikationsfähigkeit und Wahrung der Vertraulichkeit
Serviceorientierung, Belastbarkeit, Flexibilität, strukturierte Arbeitsweise, Eigeninitiative, Durchsetzungsvermögen und gute Selbstorganisation

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