Event Coordinator Assistant - Stage (6 mois) Janvier 2025 (H/F/NB)

Les équipes d’Ubisoft comptent 19 000 personnes réparties sur plus de 30 pays à travers le monde et sont liées par une mission commune : enrichir la vie des joueurs et des joueuses par des expériences de jeu originales et mémorables. Leur énergie et leur talent ont permis de donner vie à de nombreuses franchises acclamées telles que Assassin's Creed, Far Cry, Watch Dogs, Just Dance, Rainbow Six, et bien d'autres à venir. Ubisoft est un employeur soucieux de l'égalité des chances et estime que la diversité des origines et des perspectives est essentielle pour créer des mondes qui permettent l’épanouissement et l’expression de tous et toutes. Si vous êtes enthousiaste à l'idée de relever des défis passionnants, exploiter des technologies de pointe, et prendre part au futur du divertissement, rejoignez-nous et créez l’inconnu. 

Au sein de l’équipe Global Communications du siège, vous intégrez le département International Events qui travaille en étroite collaboration avec toutes les entités d’Ubisoft.

Plus particulièrement vous travaillerez sur le projet Ubisoft Forward 2024 et interviendrez en soutien au chef de projet et aux event managers sur les objectifs suivants :

• Annoncer de nouveaux jeux et mettre en avant les nouveautés de nos live games lors d’une Conférence disponible en ligne (voir notre site pour les précédentes éditions) ;
• Montrer la qualité et la variété de notre line-up en mettant en place un Lounge avec des pods de jeux à destination des medias et des partenaires ;
• Créer une expérience immersive pour nos communautés de joueurs, content creators, fans.

A ce titre, vos missions seront les suivantes :

• Vous participez à la mise en place et à la communication de la stratégie événementielle autour de Forward 2024 ;
• Vous assistez l’équipe Events et son chef de projet dans le suivi et le respect du brief événementiel, du budget et des deadlines ;
• Vous participez à la création des outils de communication événementielle : coordination avec les filiales ou avec la Communication Globale, rédaction de brief créatif, demande de devis et suivi de production auprès des agences, prestataires internes et externes, ou partenaires technologiques ;
• Vous coordonnez en étroite relation avec les autres départements d’Ubisoft les besoins de chaque équipe (Publishing, Brand Portfolio Management, équipes de développement dans les studios…) afin d’assurer le succès des objectifs de chacun lors de l’événement ;
• Vous apportez un soutien logistique dans l’organisation d’événements internationaux et êtes impliqué·e selon les besoins dans la préparation et l’opération des différents dispositifs prévus sur site et digitaux : stands de présentation des jeux aux joueurs et aux journalistes, conférence de presse en présentiel, hybride et /ou en ligne ;
• Vous assurez un suivi régulier des tendances et réalisez une veille concurrentielle et analysez les éléments de communication et dispositifs des autres acteurs du jeu video et de l’entertainment pour préconiser des bonnes pratiques et faire des recommandations.

• De formation supérieure de type école de commerce ou équivalent avec une spécialisation en communication / marketing, vous justifiez idéalement d’une première expérience dans l’événementiel ;
• Vous nourrissez un vif intérêt pour les jeux vidéo, et l’entertainment en général, et êtes familier·ère avec les nouveaux modes et acteurs de communication des jeux vidéo (streaming, influenceurs, etc…) ;
• Doté·e d’un très bon relationnel, vous avez d’excellentes compétences en communication (oral/écrit) et savez-vous montrer force de proposition ;
• Une appétence technique (Stream, Broadcast, Production Video…) est bienvenue ;
• Pour ce stage à dimension international, un bon niveau d’anglais est exigé.

Processus de recrutement  

Si votre candidature est retenue, vous serez contacté·e dans un premier temps par un·e représentant·e de notre équipe Campus pour un échange téléphonique afin de déterminer si votre profil correspond bien à l’annonce mais aussi à vos envies. 

Si cet échange est concluant, un cas pratique vous sera soumis afin d’attester de vos compétences techniques en lien avec l’opportunité. 

Enfin, un entretien physique ou en visio via Teams sera par la suite organisé avec avec votre futur·e tuteur·trice de stage. 

Avantages en tant que stagiaire chez Ubisoft 

• Gratification de stage selon le niveau d’études 

• Carte Titres Restaurant Bimpli, remboursement de 50 % du titre de transport, 1 jour d'absence autorisée/mois 

• Réduction billetterie (concerts/spectacles), accès à la salle de sport Ubisoft à tarifs préférentiels 

Ubisoft veille à développer un environnement de travail inclusif qui reflète la diversité de sa communauté de joueurs dans ses équipes.  

En tant qu’employeur, Ubisoft offre à tous les mêmes opportunités d’accès à l’emploi sans distinction de genre, ethnicité, religion, orientation sexuelle, statut social, handicap et d’âge.  

Boîte à questions Ubisoft 

Comment préparer ma candidature chez Ubisoft ? 

Dans un premier temps, lisez attentivement la job description afin de mettre en avant vos expériences et vos compétences qui vous semblent pertinentes pour ce poste !  Un CV personnalisé et bien détaillé pourra vous permettre à coup sûr de vous démarquer 😉  

Lettre de motivation ou pas ? A choisir, nous préférerons toujours quelques lignes expliquant votre intérêt pour le stage/l’alternance en particulier, plutôt qu’un long texte générique copié/collé ! Un encart est d’ailleurs spécifiquement prévu à cet effet lors de votre candidature sur notre site.  

Je ne connais pas le secteur du jeu vidéo. Ai-je ma place chez Ubisoft ? 

Ubisoft compte dans ses rangs de nombreux profils qui ne sont pas des férus de jeux vidéo. Chez Ubisoft, nous cherchons à nous entourer de personnes passionnées, que ce soit par leurs spécialités, leurs métiers ou par le divertissement en général.  

Être en stage ou alternance chez Ubisoft, qu’est-ce que c’est ? 

Chez Ubisoft, après une période de formation, des missions responsabilisantes vous seront confiées et pourront évoluer tout au long de votre expérience parmi nous. Pas d'expérience photocopieuse mais de vrais défis à relever tous les jours ! 

Être en stage/alternance chez nous, c’est aussi profiter du meilleur des deux mondes : la vision, la stabilité, les opportunités et le catalogue de marques d’un grand groupe international, mais aussi la liberté, la créativité, l’esprit entrepreneurial et l’environnement de travail convivial d’une start-up. 

Comment sont accompagné·es les stagiaires et alternant·es durant leur expérience chez Ubisoft ? 

Nos équipes RH sont chargées de vous accompagner tout au long de votre expérience. Cela passe par un suivi RH de proximité (réponses aux questions du quotidien, accompagnement…) et l’animation continue de la communauté Trainees (Welcome Sessions, groupe Teams dédié, Trainees Week…). 

Je suis en situation de handicap, comment postuler ? 

Toutes nos équipes recrutement ont été sensibilisées aux sujets de handicap. Vous pouvez donc postuler normalement via notre plateforme Smartrecruiters en joignant votre CV et lettre de motivation. Si vous avez besoin d'une adaptation du processus de recrutement, notamment lorsque celui-ci implique des entretiens vidéo, précisez-le lors de votre candidature et/ou contactez l’équipe Mission Handicap par mail (boost@ubisoft.com). 

Quels sont les engagements sociétaux d’Ubisoft ? 

Nous cherchons à enrichir la vie des joueurs par la création d’expériences de jeu originales et mémorables, et en nous appliquant à toujours améliorer l’impact positif de nos jeux. Afin d’y parvenir, nous créons un environnement de travail plus sûr et inclusif, nous soutenons les communautés dans lesquelles Ubisoft opère par le biais d’initiatives caritatives et nous nous efforçons de réduire l’impact environnemental de nos activités. Pour en savoir plus, rendez-vous sur la page Impact Sociétal. 

Check out this guide to help you with your application, and learn about our actions to encourage more diversity and inclusion.