Job Description
As an Office Specialist/Büroassistenz at Tesla, you'll play a crucial role in ensuring the smooth operation of the headquarters. Key responsibilities include managing workspace design for a productive environment, handling incoming mail (digital and physical), routing communications, contacting suppliers and authorities, processing invoices, and optimizing mail processing workflows. You'll proactively identify areas for workplace improvement and actively contribute to team projects. Strong organizational, communication, and problem-solving skills are essential, along with fluency in German and English. Experience in mail processing or office administration is a plus but not required.
Good To Have:
- Experience in mail processing
- Experience in office administration
Must Have:
- Fluency in German and English
- Strong organizational skills
- Excellent communication skills
- Proactive problem-solving
- Attention to detail
- Proficient in Office software
Perks:
- Competitive salary
- Tesla stock or cash award
- Corporate benefits program
- 30 days vacation
- 13th-month salary
- Company pension plan
- Germany Ticket subsidy
- Career development opportunities
What to ExpectWhat You’ll DoWhat You’ll Bring
Als Operations Specialist, Mail & Workplace spielst du eine entscheidende Rolle bei der Sicherstellung des effizienten Betriebs unseres Hauptsitzes. Zu deinen Hauptaufgaben gehört die Gestaltung unseres neuen Arbeitsplatzes, um sicherzustellen, dass unsere Kollegen ein angenehmes und produktives Arbeitsumfeld haben. Hier kannst du eigenständig viele Initiativen entwickeln und selbst umsetzen. Außerdem bearbeitest du eingehende digitale und physische Post, leitest diese an interne Kollegen weiter und nimmst Kontakt mit Lieferanten und Behörden auf, um weitere Details zu bestimmten Anfragen zu sammeln. Darüber hinaus bist du für die Bearbeitung verschiedenster Rechnungen verantwortlich. Fließende Deutschkenntnisse sind für diese Position unerlässlich.
Wir bieten:
- Karriereentwicklung und Weiterbildung: Bei Tesla hast du die Möglichkeit zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung durch regelmäßige Performance Reviews, gezielte Trainingsmaßnahmen und Weiterbildungsmöglichkeiten (z.B. Hochvoltschulungen, Managementtrainings)
- Unternehmenskultur: Tauche ein in unsere inspirierende Unternehmenskultur, in der Innovation, Teamwork und Leidenschaft im Mittelpunkt stehen
- Innovative Projekte und Technologien: Du hast die Chance, an wegweisenden Projekten und Technologien zu arbeiten, die die Zukunft der Automobilindustrie und nachhaltiger Energie mitgestalten
- Vorteile und Zusatzleistungen: Dich erwartet ein wettbewerbsfähiges Gehaltspaket, das neben Tesla Aktien oder einem CashAward auch den Zugang zu unserem Corporate Benefits Programm, 30 Tage Urlaub, ein 13. Monatsgehalt sowie die Option auf eine betriebliche Altersvorsorge und einen Zuschuss zum Deutschlandticket umfasst
- Engagiertes Team und positive Arbeitsatmosphäre: Arbeite in einem engagierten und motivierten Team, das sich durch eine tolle Stimmung und hervorragende Teamarbeit auszeichnet. Sei Teil eines Teams, das einen Beitrag zur nachhaltigen Zukunft und zu erneuerbaren Energien leistet
- Du bist für die Arbeitsplatzverwaltung verantwortlich und stellst eine komfortable und produktive Arbeitsumgebung sicher. Außerdem überwachst und füllst du Büromaterial und andere wichtige Dinge auf, um einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten
- Du identifizierst proaktiv Möglichkeiten zur Verbesserung des Arbeitsplatzes und der Mitarbeiterzufriedenheit, und kannst diese eigenständig umsetzen
- Du empfängst und verarbeitest sorgfältig eingehende digitale und physische Post. Du leitest die E-Mails an die entsprechenden internen Abteilungen und Kollegen weiter, stellst eine effiziente Kommunikation sicher und führst eine gute Dokumentation von ein- und ausgehender digitaler Post
- Du nimmst Kontakt zu Lieferanten und Behörden auf, um notwendige Informationen im Zusammenhang mit eingehenden Postsendungen und Anfragen zu sammeln
- Du arbeitest mit verschiedenen Teams zusammen, um die Postverarbeitungsprozesse und den Arbeitsablauf zu optimieren
- Du bearbeitest Rechnungen für verschiedene Dienstleistungen und Waren und achtest dabei auf Genauigkeit und Einhaltung der Unternehmensrichtlinien
- Du unterstützt bei der Planung und Organisation von Firmenveranstaltungen und Meetings
- Fließende Sprachkenntnisse in Englisch und Deutsch sind erforderlich
- Du hast starke organisatorische Fähigkeiten mit der Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bearbeiten und effektiv Prioritäten zu setzen
- Ausgezeichnete Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten für die Zusammenarbeit mit Kollegen und externen Parteien sind wichtig
- Du besitzt Liebe zum Detail und achtest auf Genauigkeit in der Postbearbeitung und Rechnungsbearbeitung
- Idealerweise erste Erfahrung in der Postbearbeitung, Büroverwaltung oder einem verwandten Bereich ist wünschenswert, aber nicht zwingend erforderlich
- Du bist proaktiv und hast einfallsreiche Fähigkeiten zur Problemlösung
- Du gehst sicher mit digitalen Kommunikationsmitteln und Office-Software um (z.B. Outlook, Excel, Word)
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