Job Description
The Administrative and Resilience Coordinator reports to the Studio Resilience Manager and provides administrative support across various organizational areas. Responsibilities include managing reception duties (answering phones, greeting visitors, handling mail), handling daily administrative tasks, supporting crisis and business continuity plan updates, contributing to resilience projects, assisting with health and safety, maintaining office manuals and records, and collaborating on process improvements. The role requires strong organizational skills, excellent communication, and the ability to handle multiple tasks simultaneously. Proficiency in Microsoft Office is essential.
Good To Have:
- Project management knowledge
Must Have:
- Reception duties
- Administrative tasks
- Crisis management support
- Health and safety compliance
- Microsoft Office proficiency
- Excellent communication
Description du poste
Relevant du Responsable de la Résilience du Studio, le/la Coordinateur(trice) Administratif(ve) et Résilience effectuera des tâches administratives pour soutenir les divers domaines d'activité de l'organisation. Il/elle réalisera des missions administratives, opérationnelles et liées à la résilience organisationnelle, conformément à des directives et procédures spécifiques.
Responsabilités :
Principales tâches :
- Assurer efficacement les fonctions d’accueil :
- Répondre aux appels téléphoniques ;
- Accueillir les visiteurs ;
- Coordonner la réception et l’envoi des lettres et colis ;
- Résoudre les problèmes quotidiens simples et exécuter les tâches assignées ;
- Répondre aux demandes des employés et traiter les requêtes quotidiennes ;
- Effectuer toutes les tâches administratives liées à la réalisation des diverses activités ;
- Collaborer avec les membres de l’équipe pour documenter et améliorer les procédures existantes ;
- Soutenir la mise à jour et le maintien des Plans de Gestion de Crise et de Continuité des Activités ainsi que des procédures associées ;
- Contribuer à des projets ou initiatives spécifiques en matière de résilience au sein du département ;
- Soutenir les efforts en santé et sécurité afin de garantir la conformité du studio avec toutes les réglementations en vigueur ;
- Mettre à jour le manuel de bureau et s’assurer que tous les autres documents et registres de bureau sont à jour ;
- Effectuer toutes autres tâches connexes.
Qualifications
Poste à temps plein, de jour, les fonctions doivent être exécutées en présentiel 5 jours par semaine, le travail hybride n’est pas possible.
Compétences :
- Orienté(e) client ;
- Bonnes compétences organisationnelles ;
- Bonnes aptitudes en communication et en relations interpersonnelles ;
- Faire preuve de rigueur dans le suivi administratif ;
- Capacité à gérer plusieurs initiatives simultanément ;
- Sens de l’urgence.
Connaissances :
- Bonne maîtrise des outils Microsoft Office ;
- Une connaissance de base en gestion de projet constitue un atout.
Formation :
- Diplôme d’études collégiales (DEC) ou programme d’études équivalent.
Expérience pertinente :
- De une à trois années d’expérience dans un rôle de coordination ou dans un autre domaine pertinent.
Set alerts for new jobs by Ubisoft
Set alerts for new jobs in Canada
