Administrative and Resilience Coordinator

Relevant du Responsable de la Résilience du Studio, le/la Coordinateur(trice) Administratif(ve) et Résilience effectuera des tâches administratives pour soutenir les divers domaines d'activité de l'organisation. Il/elle réalisera des missions administratives, opérationnelles et liées à la résilience organisationnelle, conformément à des directives et procédures spécifiques.

Responsabilités :

Principales tâches :

• Assurer efficacement les fonctions d’accueil :
  • Répondre aux appels téléphoniques ;
  • Accueillir les visiteurs ;
  • Coordonner la réception et l’envoi des lettres et colis ;
  • Résoudre les problèmes quotidiens simples et exécuter les tâches assignées ;
• Répondre aux demandes des employés et traiter les requêtes quotidiennes ;
• Effectuer toutes les tâches administratives liées à la réalisation des diverses activités ;
• Collaborer avec les membres de l’équipe pour documenter et améliorer les procédures existantes ;
• Soutenir la mise à jour et le maintien des Plans de Gestion de Crise et de Continuité des Activités ainsi que des procédures associées ;
• Contribuer à des projets ou initiatives spécifiques en matière de résilience au sein du département ;
• Soutenir les efforts en santé et sécurité afin de garantir la conformité du studio avec toutes les réglementations en vigueur ;
• Mettre à jour le manuel de bureau et s’assurer que tous les autres documents et registres de bureau sont à jour ;
• Effectuer toutes autres tâches connexes.

Poste à temps plein, de jour, les fonctions doivent être exécutées en présentiel 5 jours par semaine, le travail hybride n’est pas possible.

Compétences :

• Orienté(e) client ;
• Bonnes compétences organisationnelles ;
• Bonnes aptitudes en communication et en relations interpersonnelles ;
• Faire preuve de rigueur dans le suivi administratif ;
• Capacité à gérer plusieurs initiatives simultanément ;
• Sens de l’urgence.

Connaissances :

• Bonne maîtrise des outils Microsoft Office ;
• Une connaissance de base en gestion de projet constitue un atout.

Formation :

• Diplôme d’études collégiales (DEC) ou programme d’études équivalent.

Expérience pertinente :

• De une à trois années d’expérience dans un rôle de coordination ou dans un autre domaine pertinent.