Bilingual Receptionist

Dans le cadre de l’évolution de notre dispositif d’accueil, nous recrutons un·e Chargé·e d’accueil / Réceptionniste bilingue anglais. Rattaché·e au Directeur du studio, vous êtes la première personne de contact pour les collaborateur·ice·s, les partenaires externes et les visiteurs.

CDI

Temps plein 39 heures/semaine (10h-19h)

MISSIONS PRINCIPALES

Accueil physique et téléphonique :

• Assurer un accueil professionnel et courtois des visiteurs, salarié·e·s intermittent·e·s, prestataires et collaborateurs·rices
• Gérer la signature des accords de confidentialité des visiteurs
• Gérer l'interphone et l'accès des visiteurs
• Gérer le standard téléphonique : filtrage, prise de messages, orientation vers les bons interlocuteurs
• Gestion des emails envoyés sur notre adresse générale

Support administratif :

• Gestion de la signature des documents relatifs aux sessions d’enregistrements, y compris l’envoi de messages de rappel aux comédien·ne·s
• Réception, tri, distribution et envoi du courrier et des colis
• Gestion des badges d’accès, réservation de salles de réunion
• Participation à la logistique des événements internes
• Reporter et traiter les factures des dépenses effectuées avec la carte de crédit de la société
• Gérer les profils artistes dans Mediartis et ajouter des médias à la demande de l'équipe
• Gérer des réservations d'hôtel pour les salarié·e·s
• Numérisation, tri et archivage des documents

Gestion des espaces communs :

• Veiller à la bonne tenue de l’espace d’accueil, des salles de réunion et des espaces partagés (arroser les plantes, etc…)
• Assurer le suivi des consommables (fournitures de bureau, alimentaires, hygiène, etc.)
• Entretenir les relations avec les fournisseurs réguliers et les prestataires de services
• Superviser les petits travaux d'entretien

Coordination avec les services internes :

• Collaborer avec les équipes de production, de planification, les services RH, IT et Finance, avec un soutien ponctuel à la planification.
• Contribuer à l’amélioration continue de l’expérience collaborateur·rice et visiteur·se

Profil recherché :

• Expérience préalable sur un poste similaire souhaitée
• Excellentes compétences relationnelles et sens du service
• Capacité à gérer plusieurs tâches en parallèle avec rigueur et organisation
• Maîtrise des outils bureautiques (Outlook, Word, Excel)
• Bon niveau d’anglais à l’oral et à l’écrit requis (accueil de publics internationaux)

Savoir-être attendus :

• Présentation soignée, posture professionnelle
• Discrétion, fiabilité, réactivité
• Sens du travail en équipe et de la coopération interservices
• Capacité d’adaptation dans un environnement dynamique et multiculturel

• Mutuelle, prévoyance
• Carte Swile (tickets restaurant)
• Abonnement transport pris en charge à 50 % pour les trajets du domicile au bureau
• Jour de congé pour bénévolat
• Programme d’assistance aux salarié·e·s
• Offres du CSE
• Environnement de travail : bâtiment avec une salle de repos, sauna et douche, petits déjeuners de l’entreprise une fois par mois, snacks à disposition