Dans le cadre de l’évolution de notre dispositif d’accueil, nous recrutons un·e Chargé·e d’accueil / Réceptionniste bilingue anglais. Rattaché·e au Directeur du studio, vous êtes la première personne de contact pour les collaborateur·ice·s, les partenaires externes et les visiteurs.
CDI
Temps plein 39 heures/semaine (10h-19h)
MISSIONS PRINCIPALES
Accueil physique et téléphonique :
- Assurer un accueil professionnel et courtois des visiteurs, salarié·e·s intermittent·e·s, prestataires et collaborateurs·rices
- Gérer la signature des accords de confidentialité des visiteurs
- Gérer l'interphone et l'accès des visiteurs
- Gérer le standard téléphonique : filtrage, prise de messages, orientation vers les bons interlocuteurs
- Gestion des emails envoyés sur notre adresse générale
Support administratif :
- Gestion de la signature des documents relatifs aux sessions d’enregistrements, y compris l’envoi de messages de rappel aux comédien·ne·s
- Réception, tri, distribution et envoi du courrier et des colis
- Gestion des badges d’accès, réservation de salles de réunion
- Participation à la logistique des événements internes
- Reporter et traiter les factures des dépenses effectuées avec la carte de crédit de la société
- Gérer les profils artistes dans Mediartis et ajouter des médias à la demande de l'équipe
- Gérer des réservations d'hôtel pour les salarié·e·s
- Numérisation, tri et archivage des documents
Gestion des espaces communs :
- Veiller à la bonne tenue de l’espace d’accueil, des salles de réunion et des espaces partagés (arroser les plantes, etc…)
- Assurer le suivi des consommables (fournitures de bureau, alimentaires, hygiène, etc.)
- Entretenir les relations avec les fournisseurs réguliers et les prestataires de services
- Superviser les petits travaux d'entretien
Coordination avec les services internes :
- Collaborer avec les équipes de production, de planification, les services RH, IT et Finance, avec un soutien ponctuel à la planification.
- Contribuer à l’amélioration continue de l’expérience collaborateur·rice et visiteur·se
Requirements
Profil recherché :
- Expérience préalable sur un poste similaire souhaitée
- Excellentes compétences relationnelles et sens du service
- Capacité à gérer plusieurs tâches en parallèle avec rigueur et organisation
- Maîtrise des outils bureautiques (Outlook, Word, Excel)
- Bon niveau d’anglais à l’oral et à l’écrit requis (accueil de publics internationaux)
Savoir-être attendus :
- Présentation soignée, posture professionnelle
- Discrétion, fiabilité, réactivité
- Sens du travail en équipe et de la coopération interservices
- Capacité d’adaptation dans un environnement dynamique et multiculturel
Benefits
- Mutuelle, prévoyance
- Carte Swile (tickets restaurant)
- Abonnement transport pris en charge à 50 % pour les trajets du domicile au bureau
- Jour de congé pour bénévolat
- Programme d’assistance aux salarié·e·s
- Offres du CSE
- Environnement de travail : bâtiment avec une salle de repos, sauna et douche, petits déjeuners de l’entreprise une fois par mois, snacks à disposition