People Operations Associate

Hauptverantwortlichkeiten umfassen:

• Als erster Ansprechpartner für alle Anfragen des People-Teams agieren, die über unser Fallmanagementsystem oder telefonisch eingehen, und erstklassigen Kundenservice für die Business Partner des People-Teams, neue Mitarbeiter und Führungskräfte gemäß den globalen Service Level Agreements bieten.
• Eskalation komplexer Anfragen und Zusammenarbeit mit dem entsprechenden Business Partner, um diese zu lösen.
• Hauptansprechpartner für alle ereignisgesteuerten Prozesse des People-Teams, z.B. Leistungs- und Bonuszyklen, Performance Management und Talent Assessment.
• Erste/r Ansprechpartner/in bei Fragen zum Arbeitsverhältnis und Richtlinien, z.B. Abwesenheitsmanagement.
• Überprüfung und Aktualisierung von Richtlinien und Informationen im Unternehmensintranet bei Bedarf, um die Einhaltung lokaler Gesetze und Vorschriften sicherzustellen.
• Zusammenarbeit mit Business Partnern des People-Teams bei investigativen Fällen, einschließlich Terminplanung, Protokollführung und Berichterstellung.
• Aktive Rolle bei der Sicherstellung, dass HR-Systeme und -Prozesse geprüft und mit genauen Informationen auf dem neuesten Stand gehalten werden.
• Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeiter, einschließlich Einholung von Referenzen, Nachweis der Arbeitsberechtigung und Unterlagen neuer Mitarbeiter.
• Abwicklung des Probezeitprozesses in Abstimmung mit der Führungskraft und dem HRBP
• Aufbau von Beziehungen zu Kolleginnen und Kollegen in anderen Centers of Excellence des People-Teams, um Probleme zu lösen und Prozesse zu optimieren.
• Unterstützung bei lokalen und globalen Projekten und Initiativen bei Bedarf, einschließlich ISO, GDPR und Organisationsänderungen.
• Unterstützung bei der Verwaltung von Benefits, einschließlich direkter Kommunikation mit Lieferanten bei Bedarf.
• Weitere ad-hoc Aufgaben bei Bedarf, z.B. Arbeitszeugnisse, Bereitstellung von Daten für Kunden-RFPs.
• Vorbereitung von Dokumentationen für den deutschen Betriebsrat.

Was suchen wir?

• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse (schriftlich und mündlich).
• Kenntnisse der deutschen, schweizerischen und österreichischen Arbeitsgesetzgebung wären von Vorteil.
• Starke Kundenorientierung.
• Solide Erfahrung im Multitasking in einer schnelllebigen, dynamischen Arbeitsumgebung.
• Erfahrung/Kenntnisse in Mitarbeiterbeziehungen wären ideal.
• Gute Kenntnisse von Microsoft Office; Outlook, PowerPoint, Word und Excel mit der Fähigkeit, Pivot-Tabellen zu erstellen und Daten zu analysieren und visuell darzustellen.
• Erfahrung mit Human Resources Informationssystemen – Erfahrung mit Workday wäre ein Bonus.
• Fähigkeit, Beziehungen zu einem international verstreuten Team aufzubauen.
• Leidenschaft für Menschen und Neugierde auf die Rolle, die sie im Unternehmenswachstum spielen.
• Selbstmotiviert, proaktiv und eine "Can-Do"-Einstellung.
• Fähigkeit, innovativ und kreativ zu denken, um Lösungen zu finden.
• Ausgeprägte Aufmerksamkeit für Details und sehr gute Kommunikationsfähigkeiten.
• Schnelle Auffassungsgabe mit dem Wunsch zu lernen und sich weiterzuentwickeln.
• Starke Planungs- und Organisationsfähigkeiten mit der Fähigkeit, effektiv zu priorisieren.
• Fähigkeit, in einer mehrdeutigen, matrixstrukturierten Umgebung zu arbeiten.
• Fähigkeit, Initiative zu ergreifen, um Entscheidungen selbstbewusst zu treffen und Verantwortung zu übernehmen.
• Flexibilität zur Anwesenheit im Büro,, um eine Abdeckung von Montag bis Freitag sicherzustellen.