Executive Assistant
Job Summary
Job Description
- Manage and coordinate General Management's schedules with urgency and organization.
- Plan and book business travel and expense reports for the Steering Committee.
- Coordinate logistics for corporate events and visits.
- Project budget, administer, and store information; process payments.
- Act as administrative contact and manage public relations.
- Coordinate services for the Steering Committee.
- Maintain effective communication with stakeholders.
- Manage meeting room reservations and projector usage.
- Provide support for the CDMX Assistant Executive Director during absences.
- Travel booking respecting policy timelines.
- Process purchase orders and expense requests.
- Proper planning of business visits and agenda maintenance.
- Intermediate English (500 TOEIC points).
1 skill required
Job Details
Es responsable de administrar y coordinar las agendas, viajes, juntas, servicios, presupuesto, reportes, trámites y todas las actividades administrativas que requiera la Dirección General durante sus visitas a Aguascalientes, así como la gestión de agendas y viajes y comprobaciones de gastos de los Directores del Comité Directivo ubicados en Aguscalientes, con el fin de agilizar y facilitar su gestión, siempre manteniendo alto sentido de ugencia, organización, comunicación efectiva, confidencialidad y enfoque al cliente.
Responsabilidades clave:
Administrar y coordinar las agendas de la Dirección General, con un alto sentido de urgencia y organización.
Planificar, reservar viajes de negocios y comprobar gastos del Comité Directivo de Aguascalientes, haciendo uso de las herramientas asignadas por la compañía para este fin.
Coordinar la logística de eventos y visitas corporativas del Comité Directivo, en apoyo con las áreas de servicio de cada entidad.
Realizar la proyección de presupuesto, administrar y almacenar información; así como trámites y pagos de la Dirección General.
Apoyar como medio de contacto administrativo entre el Comité Directivo y los clientes internos y externos, así como manejar las relaciones públicas de la Dirección General.
Coordinar y gestionar diversos servicios para el Comité Directivo (Seguridad, Transporte, Hospedaje, Correspondencia, Alimentos, etc.) y resolver problemas emergentes inherentes al puesto.
Mantener una comunicación efectiva y constante con Directivos, Asistentes de Dirección, Proveedores, Clientes, Distribuidores y áreas de servicio; así como atender a las juntas periódicas de MD Office para alineación de agendas.
Gestionar la reservación y uso de las salas de juntas y proyectores de NRFM Ags.
Asegurar el soporte necesario (ser el back) de la posición Assistant Executive Direction de CDMX cuando se encuentre de vacaciones o ausentismo.
Conocimiento y habilidades:
Reservación de viajes respetando los tiempos establecidos en Política
Tramitar ordenes de compra, solicitudes de pago de gastos administrativos
Correcta planeación de visitas de negocio, mantenimiento al día de agenda.
Experiencia: 2 años de experiencia en roles similares, administrando agenda de directores o vice-presidentes, control y seguimiento de viajes y viáticos.
Escolaridad: Licenciatura en áreas economico - administrativas. (Titulo obligatorio)
Idiomas / Lenguas: Inglés intermedio (500 puntos TOEIC)
-Nissan (NMEX,NEdM, NRFS, NRFM y ANZEN) realiza contrataciones con base al cumplimiento del perfil de puesto en la vacante, sin distinción (ni discriminación) por género, identidad y/o expresión de género, orientación sexual, raza, color, idioma, religión, opinión política o de cualquier otra índole, origen nacional o social, posición económica, nacimiento o cualquier otra condición.
-Nissan (NMEX,NEdM, NRFS, NRFM and ANZEN) hires based on the fulfillment of the job profile in the vacancy, without distinction or discrimination based on gender, gender identity and/or expression, sexual orientation, race, color, language, religion, political or any other opinion, national or social origin, economic position, birth or any other condition.
-By applying for the advertised position, candidates acknowledge that Nissan Mexicana and its subsidiaries reserve the right to conduct a public conduct search due to the sensitive nature of the assets and information involved in the role. This includes, but is not limited to, proprietary information, financial data, and other assets requiring safeguarding. Nissan Mexicana and its subsidiaries assure confidentiality and compliance with all legal requirements regarding the use of such information. By applying for this position, you are consenting to this check.
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