Outscal Logooutscal logo

General Expenses Buyer Assistant Intern

1 Month ago • Upto 1 Years • Facilities Management

Job Summary

Job Description

This 6-month internship in the General Expenses Buyer Assistant role at Ubisoft's headquarters involves supporting the Indirect Procurement team. Responsibilities include preparing and managing bids for facility management (cleaning, security, maintenance, etc.) and employee services (gym, catering, events). This includes gathering requirements, drafting specifications, sourcing suppliers, analyzing offers, negotiating contracts, and monitoring deployment. You'll also track key performance indicators (KPIs) and monitor cost savings. The role requires strong organizational skills, proficiency in Excel, and excellent communication skills in both English and French.
Must have:
  • Procurement experience
  • Strong organization skills
  • Excel proficiency
  • Bilingual (English/French)
  • Negotiation skills
  • KPI tracking
Perks:
  • Competitive internship stipend
  • Swile restaurant vouchers
  • 50% public transport reimbursement
  • 1 day/month authorized absence
  • Discounted tickets (concerts/shows)
  • Discounted access to Ubisoft gym

Job Details

Company Description

Les équipes d’Ubisoft comptent 19 000 personnes réparties sur plus de 30 pays à travers le monde et sont liées par une mission commune : enrichir la vie des joueurs et des joueuses par des expériences de jeu originales et mémorables. Leur énergie et leur talent ont permis de donner vie à de nombreuses franchises acclamées telles que Assassin's Creed, Far Cry, Watch Dogs, Just Dance, Rainbow Six, et bien d'autres à venir. Ubisoft est un employeur soucieux de l'égalité des chances et estime que la diversité des origines et des perspectives est essentielle pour créer des mondes qui permettent l’épanouissement et l’expression de tous et toutes. Si vous êtes enthousiaste à l'idée de relever des défis passionnants, exploiter des technologies de pointe, et prendre part au futur du divertissement, rejoignez-nous et créez l’inconnu.

Job Description

Le département Achats est responsable de l’acquisition des biens et services du groupe Ubisoft. Ses principales missions consistent à : réduire les coûts, apporter un service de qualité aux clients internes et maîtriser les risques externes. Pour atteindre ces objectifs, le département Achats doit participer à la création et l’animation de la communauté achats groupe, via le benchmark, la coordination, le partage des bonnes pratiques et des outils, et l’utilisation d’un référentiel commun. 

 

Au sein de l’équipe Achats Indirects du siège d’Ubisoft, vous intervenez sur les achats frais généraux. Au cœur de cet environnement, vos missions seront les suivantes : 

  • Vous préparez les dossiers d’appel d’offres sur les problématiques suivantes : facility management (nettoyage, gardiennage, recyclage, accueil, maintenance, travaux, etc..) et services aux collaborateurs (salle de sport, RIE, fruits, café, fontaines à eau, évènementiel) 
  • Vous lancerez et suivrez ces appels d’offres tout en respectant le process achats, à savoir le recueil des besoins, la rédaction des cahiers des charges, le sourcing, l’analyse des offres reçues, les négociations, la contractualisation et le suivi du déploiement avec les différents clients internes. 
  • Sur certaines catégories d’achats, vous serez amené·e à créer et suivre des indicateurs de performances (KPI) tout en suivant également les économies réalisées. 

Qualifications

  • Etudiant·e en formation supérieure spécialisée en Achats ou Commerce, vous êtes intéressé·e par le secteur des achats et disposez déjà d’une première expérience réussie dans le domaine ; 
  • Doté·e d’une forte culture du résultat, vous êtes rigoureux·se ; 
  • Organisé·e et proactif·ve, vous savez jongler entre plusieurs projets en même temps ; 
  • Vos qualités relationnelles et votre sens du service vous permettront de vous adapter à des interlocuteur·rices varié·es, et vous êtes à l’aise à l’idée de participer à des négociations fournisseurs ; 
  • Vous maîtrisez le Pack Office avec un bon niveau sur Excel; 
  • Un niveau d’anglais et de français courants sont impératifs pour ce poste à dimension internationale. 

Additional Information

Processus de recrutement

Si votre candidature est retenue, vous serez contacté·e dans un premier temps par un·e représentant·e de notre équipe Campus pour un échange téléphonique afin de déterminer si votre profil correspond bien à l’annonce mais aussi à vos envies.

Si cet échange est concluant, un cas pratique vous sera soumis afin d’attester de vos compétences techniques en lien avec l’opportunité.

Enfin, un entretien physique ou en visio via Teams sera par la suite organisé avec avec votre futur·e tuteur·trice de stage.

 

Avantages en tant que stagiaire chez Ubisoft

  • Gratification de stage selon le niveau d’études
  • Carte Titres Restaurant Swile, remboursement de 50 % du titre de transport, 1 jour d'absence autorisée/mois
  • Réduction billetterie (concerts/spectacles), accès à la salle de sport Ubisoft à tarifs préférentiels

 

Ubisoft veille à développer un environnement de travail inclusif qui reflète la diversité de sa communauté de joueurs dans ses équipes.

En tant qu’employeur, Ubisoft offre à tous les mêmes opportunités d’accès à l’emploi sans distinction de genre, ethnicité, religion, orientation sexuelle, statut social, handicap et d’âge.

 

 

Boîte à questions Ubisoft

 

Comment préparer ma candidature chez Ubisoft ?

Dans un premier temps, lisez attentivement la job description afin de mettre en avant vos expériences et vos compétences qui vous semblent pertinentes pour ce poste !  Un CV personnalisé et bien détaillé pourra vous permettre à coup sûr de vous démarquer 😉

Lettre de motivation ou pas ? A choisir, nous préférerons toujours quelques lignes expliquant votre intérêt pour le stage/l’alternance en particulier, plutôt qu’un long texte générique copié/collé ! Un encart est d’ailleurs spécifiquement prévu à cet effet lors de votre candidature sur notre site.

 

Je ne connais pas le secteur du jeu vidéo. Ai-je ma place chez Ubisoft ?

Ubisoft compte dans ses rangs de nombreux profils qui ne sont pas des férus de jeux vidéo. Chez Ubisoft, nous cherchons à nous entourer de personnes passionnées, que ce soit par leurs spécialités, leurs métiers ou par le divertissement en général.

 

Être en stage ou alternance chez Ubisoft, qu’est-ce que c’est ?

Chez Ubisoft, après une période de formation, des missions responsabilisantes vous seront confiées et pourront évoluer tout au long de votre expérience parmi nous. Pas d'expérience photocopieuse mais de vrais défis à relever tous les jours !

Être en stage/alternance chez nous, c’est aussi profiter du meilleur des deux mondes : la vision, la stabilité, les opportunités et le catalogue de marques d’un grand groupe international, mais aussi la liberté, la créativité, l’esprit entrepreneurial et l’environnement de travail convivial d’une start-up.

 

Comment sont accompagné·es les stagiaires et alternant·es durant leur expérience chez Ubisoft ?

Nos équipes RH sont chargées de vous accompagner tout au long de votre expérience. Cela passe par un suivi RH de proximité (réponses aux questions du quotidien, accompagnement…) et l’animation continue de la communauté Trainees (Welcome Sessions, groupe Teams dédié, Trainees Week…).

 

Je suis en situation de handicap, comment postuler ?

Toutes nos équipes recrutement ont été sensibilisées aux sujets de handicap. Vous pouvez donc postuler normalement via notre plateforme Smartrecruiters en joignant votre CV et lettre de motivation. Si vous avez besoin d'une adaptation du processus de recrutement, notamment lorsque celui-ci implique des entretiens vidéo, précisez-le lors de votre candidature et/ou contactez l’équipe Mission Handicap par mail (boost@ubisoft.com).

 

Quels sont les engagements sociétaux d’Ubisoft ?

Nous cherchons à enrichir la vie des joueurs par la création d’expériences de jeu originales et mémorables, et en nous appliquant à toujours améliorer l’impact positif de nos jeux. Afin d’y parvenir, nous créons un environnement de travail plus sûr et inclusif, nous soutenons les communautés dans lesquelles Ubisoft opère par le biais d’initiatives caritatives et nous nous efforçons de réduire l’impact environnemental de nos activités. Pour en savoir plus, rendez-vous sur la page Impact Sociétal.

Check out this guide to help you with your application, and learn about our actions to encourage more diversity and inclusion.

Similar Jobs

On Location - Coordinator, Workforce Operations, MICO26 - Olympic & Paralympic Games

On Location

Milan, Lombardy, Italy (On-Site)
65 Years ago
CloudHire - Data Labeler

CloudHire

Pune, Maharashtra, India (Remote)
1 Day ago
Buckman - Business Development Manager - South

Buckman

Chennai, Tamil Nadu, India (On-Site)
4 Months ago
WebFX - Digital Marketing Specialist - Account Manager

WebFX

Lancaster, Pennsylvania, United States (On-Site)
5 Months ago
Interactive Brokers - Entry Level Career Opportunities in Finance & Operation

Interactive Brokers

Greenwich, Connecticut, United States (On-Site)
5 Months ago
Tesla - Service Technician

Tesla

Groningen, Groningen, Netherlands (On-Site)
1 Month ago
ByteDance - Datacenter Engineering (Facilities Management) - Infrastructure Engineering

ByteDance

Kulai, Johor, Malaysia (On-Site)
1 Day ago
Tesla - Real Estate Internship

Tesla

Oslo, Oslo, Norway (On-Site)
1 Month ago
The Walt Disney Company - Facilities Coordinator

The Walt Disney Company

Melbourne, Victoria, Australia (On-Site)
1 Day ago
Tesla - Body Shop Maintenance Technician

Tesla

Brandenburg, Germany (On-Site)
1 Month ago

Get notifed when new similar jobs are uploaded

Similar Skill Jobs

WebFX - Technical Sourcing Specialist/Recruiter

WebFX

Belize (Remote)
1 Day ago
Pixel Toys - Game Designer (Combat)

Pixel Toys

England, United Kingdom (Hybrid)
6 Days ago
Evolution - Key Account Manager - iGaming

Evolution

San José, San José Province, Costa Rica (On-Site)
7 Months ago
Eleven Labs - Developer Advocate

Eleven Labs

San Francisco, California, United States (Remote)
18 Hours ago
Sphere Entertainment Co - Senior Analyst Finance

Sphere Entertainment Co

Burbank, California, United States (On-Site)
2 Days ago
Tesla - Store Manager - Cork

Tesla

Cork, County Cork, Ireland (On-Site)
1 Month ago
Mattel  Inc  - Associate Manufacturing Engineer

Mattel Inc

West Java, Indonesia (On-Site)
3 Months ago
PwC - Risk Services - Internal Audit - Manager / Senior Manager

PwC

Singapore (On-Site)
5 Months ago
Buckman - Marketing and Technology Manager, Paper

Buckman

India (On-Site)
4 Months ago
WebFX - Remote Copy/Content Editor

WebFX

United States (Remote)
4 Months ago

Get notifed when new similar jobs are uploaded

Jobs in Paris, Île-de-France, France

The Walt Disney Company - Trade Marketing Intern

The Walt Disney Company

Paris, Île-de-France, France (On-Site)
1 Day ago
Voodoo - Growth Business Analyst - Internship

Voodoo

Paris, Île-de-France, France (On-Site)
10 Months ago
Ubisoft - Vulnerability Management Specialist

Ubisoft

Saint-Mandé, Île-de-France, France (Hybrid)
2 Months ago
The Walt Disney Company - Alternance - Programming and Acquisitions

The Walt Disney Company

Paris, Île-de-France, France (On-Site)
1 Day ago
The Walt Disney Company - Studio Public Relations Assistant Internship

The Walt Disney Company

Paris, Île-de-France, France (On-Site)
1 Day ago
Ubisoft - IT Financial Planning Analyst

Ubisoft

Paris, Île-de-France, France (On-Site)
3 Months ago
Ubisoft - Cash Management Partner & Lead Treasury Projects

Ubisoft

Paris, Île-de-France, France (On-Site)
1 Day ago
QUANTIC DREAM - Scene Producer - Star Wars Eclipse™

QUANTIC DREAM

Paris, Île-de-France, France (Hybrid)
1 Month ago
The Walt Disney Company - Responsable Test & Qualification Projets Digitaux F/H/NB - CDI

The Walt Disney Company

Montévrain, Île-de-France, France (On-Site)
4 Months ago
Ubisoft - Legal Counsel Assistant Intern

Ubisoft

Paris, Île-de-France, France (On-Site)
1 Week ago

Get notifed when new similar jobs are uploaded

Facilities Management Jobs

Tesla - Office Coordinator (Part-Time)

Tesla

Londerzeel, Flanders, Belgium (On-Site)
1 Month ago
The Walt Disney Company - Transportation Bus Maintenance - Area Fleet B Mechanic

The Walt Disney Company

Florida, United States (On-Site)
1 Month ago
NinjaVan - Internship (Facilities)

NinjaVan

Shah Alam, Selangor, Malaysia (On-Site)
5 Months ago
The Walt Disney Company - Technical Director Principal

The Walt Disney Company

Hong Kong (On-Site)
3 Months ago
Tesla - Service Technician Apprentice

Tesla

Dijon, Bourgogne-Franche-Comté, France (On-Site)
1 Month ago
The Walt Disney Company - Senior Low Voltage Electrical Engineer

The Walt Disney Company

Lake Buena Vista, Florida, United States (On-Site)
2 Weeks ago
The Monarch Enterprises - Furniture Painter

The Monarch Enterprises

Kalyan, Maharashtra, India (On-Site)
4 Months ago
The Walt Disney Company - Island Custodial Coordinator

The Walt Disney Company

The Bahamas (On-Site)
1 Day ago
Tesla - Technical Service Kanal Team Lead

Tesla

Brandenburg, Germany (On-Site)
1 Month ago
The Walt Disney Company - Automation Engineer

The Walt Disney Company

(On-Site)
1 Month ago

Get notifed when new similar jobs are uploaded

About The Company

Ubisoft’s 21,000 team members, working across more than 30 countries around the world, are bound by a common mission to enrich players’ lives with original and memorable gaming experiences.


Their commitment and talent have brought to life many acclaimed franchises such as Assassin’s Creed, Far Cry, Watch Dogs, Just Dance, Rainbow Six, and many more to come. 


Ubisoft is an equal opportunity employer that believes diverse backgrounds and perspectives are key to creating worlds where both players and teams can thrive and express themselves. 


If you are excited about solving game changing challenges, cutting edge technologies and pushing the boundaries of entertainment, we invite you to join our journey and help us Create the unknown.

Lyon, Auvergne-Rhône-Alpes, France (On-Site)

Paris, Île-de-France, France (On-Site)

Paris, Île-de-France, France (On-Site)

Paris, Île-de-France, France (On-Site)

Paris, Île-de-France, France (On-Site)

Paris, Île-de-France, France (On-Site)

Paris, Île-de-France, France (On-Site)

Paris, Île-de-France, France (On-Site)

Paris, Île-de-France, France (On-Site)

Paris, Île-de-France, France (On-Site)

View All Jobs

Get notified when new jobs are added by Ubisoft

Level Up Your Career in Game Development!

Transform Your Passion into Profession with Our Comprehensive Courses for Aspiring Game Developers.

Job Common Plug