Internal Communications Executive

Responsibilities

• Plan and implement internal communication activities tailored to different employee groups (Office, Operations...) and aligned with specific project or policy goals.
• Manage, moderate, and grow internal communication channels such as the Website, Facebook, Zalo, Email, and internal App.
• Create and edit a variety of internal content (articles, visuals, videos, mini-games, banners, posters, employee handbooks, etc.) to deliver clear messages, raise awareness, and build alignment with company directions and policies.
• Monitor interactions and respond to employee feedback via comments, messages, or complaints; act as a liaison to coordinate timely and proper handling with relevant departments (HR, QA, Compliance, etc.).
• Identify and handle internal communication risks to prevent or mitigate internal crises (if any)
• Plan, budget, coordinate logistics, and execute internal events such as Year-end/New Year party, Town Hall, Company Trip, etc., .
• Coordinate effectively with internal stakeholders (Marketing, HR, Finance, Legal, Procurement, Operations...) and external vendors/partners throughout planning, execution, and post-event review .
• Measure, analyze, and report the effectiveness of internal communication campaigns and events using key metrics (reach, engagement, employee feedback...) and propose initiatives
• Manage and oversee the office workspace, including facilities, employee ID cards, and common areas.
• Work with office service vendors and follow finance–accounting procedures to process contracts, payments, and expenses related to office operations (rent, electricity, water, printing, parking, etc.) within the approved budget.
• 
  
• TIẾNG VIỆT VERSION
• Lập kế hoạch và triển khai các hoạt động truyền thông nội bộ phù hợp với từng nhóm nhân viên (Khối Văn phòng, Khối Vận hành,...) và định hướng dự án, chính sách.
• Quản lý, kiểm duyệt thành viên/nội dung và phát triển hệ thống kênh truyền thông nội bộ: Website, Facebook, Zalo, Email, App nội bộ.
• Sáng tạo và biên tập nội dung truyền thông nội bộ đa dạng (bài viết, hình ảnh, video, mini-game, banner, poster, cẩm nang...) nhằm truyền tải thông điệp rõ ràng, nâng cao nhận thức và tạo sự đồng thuận nội bộ với các định hướng, chính sách của công ty.
• Duy trì tương tác và xử lý phản hồi của nhân viên thông qua các bình luận, tin nhắn, khiếu nại…, đồng thời làm cầu nối điều phối thông tin đến các bộ phận liên quan (HR, QA, Compliance…).
• Nhận diện và xử lý rủi ro truyền thông nội bộ nhằm giảm thiểu khủng hoảng truyền thông (nếu có)
• Lên kế hoạch, quản lý ngân sách, hậu cần và tổ chức các sự kiện nội bộ: Tiệc tất niên/tân niên, Town-Hall, Company Trip,...
• Điều phối hiệu quả các nguồn lực nội bộ (các phòng ban: Marketing, Nhân sự, Tài chính, Pháp lý, Mua hàng, Vận hành…) và đối tác/nhà cung cấp bên ngoài, từ khâu lập kế hoạch, chuẩn bị đến vận hành và tổng kết.
• Thực hiện đo lường, phân tích và báo cáo hiệu quả các chiến dịch truyền thông, sự kiện nội bộ thông qua các chỉ số định lượng (reach, engagement...) và phản hồi từ nhân viên, đề xuất sáng kiến.
• Quản lý và giám sát không gian làm việc văn phòng, bao gồm cơ sở vật chất, thẻ nhân viên, khu vực chung...
• Làm việc với nhà cung cấp, tuân thủ quy trình kế toán – tài chính để xử lý các hợp đồng, hồ sơ thanh toán, chi phí liên quan đến dịch vụ thuê mặt bằng, điện, nước, máy in, vé xe,… trong ngân sách được duyệt

Requirements

• At least 1 year of experience in Internal Communication, Communications, Event Management, Marketing, or Human Resources, with a relevant background aligned to the job description.
• Preferably experienced in large-scale organizations (2,000+ employees) with diverse workforce structures (office, operations, etc.).
• Proven ability to plan and execute effective internal communication campaigns and internal events.
• Strong understanding of the operation and optimization of communication platforms such as Facebook, Zalo, TikTok, websites, and internal apps.
• Skilled in content creation and multi-format communication (written, visual, video, verbal) that is clear, engaging, and goal-oriented.
• Proficient in basic design and video editing tools (e.g., Canva, CapCut) & office software (Excel, PowerPoint, Word,...)
• Capable of acting as an MC for small to mid-sized internal events is a plus.
• Familiar with AI tools (e.g., ChatGPT, Gemini) to support work efficiency.
• 
  
• TIẾNG VIỆT VERSION
• Kinh nghiệm 1 năm làm việc trong lĩnh vực Truyền thông, Truyền thông nội bộ, Tổ chức sự kiện, Marketing hoặc Nhân sự, với nền tảng phù hợp mô tả công việc.
• Ưu tiên ứng viên từng làm trong doanh nghiệp có quy mô trên 2.000 nhân sự, với hệ thống nhân sự đa dạng (văn phòng, vận hành…).
• Có khả năng lập kế hoạch và triển khai các chiến dịch truyền thông và tổ chức sự kiện nội bộ hiệu quả
• Am hiểu cách vận hành và tối ưu các nền tảng truyền thông (Facebook, Zalo, Tiktok, Website, App,...)
• Có khả năng sáng tạo nội dung và truyền tải thông tin qua nhiều hình thức (văn bản, hình ảnh, video, lời nói,...) rõ ràng, hấp dẫn, đúng mục tiêu
• Thành thạo các công cụ thiết kế và dựng video cơ bản (Canva, CapCut,...) & tin học văn phòng (Excel, PowerPoint, Words…)
• Có thể đảm nhiệm vai trò MC trong các sự kiện nội bộ quy mô nhỏ và vừa là lợi thế
• Biết sử dụng các công cụ AI hỗ trợ công việc (ChatGPT, Gemini…)

Thông Báo Xử Lý Dữ Liệu Cá Nhân Của Ứng Viên

• Bằng việc điền và gửi (submit) thông tin cá nhân của bạn vào biểu mẫu này, bạn xác nhận thông tin mà bạn cung cấp là chính xác. Bạn đồng ý và cho phép Công ty TNHH Nin Sing Logistics (“Ninja Van”) thu thập, xử lý và tiết lộ thông tin cá nhân mà bạn đã cung cấp theo các quy định của Chính sách bảo mật/ Thông báo xử lý dữ liệu cá nhân của Ninja Van tại https://www.ninjavan.co/files/vi-vn/personal-data-processing-notice.pdf
• (Bạn có quyền cập nhật, điều chỉnh, xóa, rút lại sự đồng ý và các quyền khác của chủ thể dữ liệu. Để thực hiện các quyền này, bạn vui lòng gửi yêu cầu đến địa chỉ email vn-privacy@ninjavan.co.)