Office Assistant

Welcome!

Our Growth is Creating Great Opportunities!

Our team is expanding, and we want to hire the most talented people we can.   Continued success depends on it!  Once you've had a chance to explore our current open positions, apply to the ones you feel suit you best and keep track of both your progress in the selection process, and new postings that might interest you!

Thanks for your interest in working on our team!

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We are currently looking for a highly motivated Office Assistant (M/F/D), full or part-time, to join our Adtran team in Berlin, Germany. If you want to be a part of our growing company that is driven by innovation and is focused on building a future together with our employees, consider applying. 

As an Office Assistant (M/F/D), you will play a crucial role in ensuring the smooth operation of our office.

Principle duties and essential functions

• Front Office & Visitor Management: First point of contact for visitors, providing a warm and professional welcome; manage meeting room schedules and prepare spaces.

• Office Supplies & Inventory: Ensure continuous availability of office supplies.

• Facility Management: Coordinate repairs and maintenance with colleagues, landlords, and contractors.

• Team Building: Foster strong relationships and a positive office atmosphere.

• Daily Office Support: Handle catering and logistical preparations for events and workshops.

• Purchasing support: Support purchasing of equipment and services; liaise with suppliers and authorities for information on mail, deliveries, and inquiries.

Knowledge, skills and experience required

• Experience in office or reception management

• Completed business management training

• Strong organizational and multitasking skills with a keen attention to detail

• Comfortable communicating in English, proficiency in German

• Excellent interpersonal skills and a proactive attitude

• Warm, approachable, and professional demeanor

Benefits

• Possibility to work in an international, multicultural environment

• Strong team-oriented and friendly work culture

• Flexible working hours model

• Internal training program

• Fitness-, travel cost- and kindergarten allowance as well as drinks and fruits for free 

• Employee discounts e. g. for events and branded products

********************** Deutsche Version ***************************

Wir suchen zurzeit einen hoch motivierten Büroassistent (M/W/D) in Voll- oder Teilzeit für unser Adtran-Team in Berlin. Sie wollen ein Teil unseres wachsenden Unternehmens werden, das von Innovation getrieben und darauf fokussiert ist, eine Zukunft zusammen mit den Mitarbeitern zu bauen - dann bewerben Sie sich jetzt!

Als Büroassistent (M/W/D) tragen Sie entscheidend dazu bei, dass unser Büro reibungslos funktioniert.

Aufgaben

• Rezeption- & Besuchermanagement: Erster Kontakt für alle Gäste für einen professionellen und herzlichen Empfang, Verwaltung von Zeitplänen für Meetings und Vorbereitung der Besprechungsräume

• Büromaterial und Inventar: Sicherstellung der konstanten Verfügbarkeit von Büromaterial

• Reparatur- und Wartung: Koordination von Reparaturen und Wartungsarbeiten mit Kollegen, Vermietern und Handwerkern

• Beziehungsmanagement: Pflege der Beziehungen zu allen Teams und Schaffung einer positiven Atmosphäre

• Tägliche Büroanforderungen: Unterstützung bei den täglichen Büroanforderungen einschließlich Catering-Arrangements und logistischer Vorbereitungen für Veranstaltungen und Workshops.

• Unterstützung beim Einkauf von Geräten und Dienstleistungen: Kontakt zu Lieferanten und Behörden für Informationen zu Post, Lieferungen und Anfragen

Anforderungen

• Vorkenntnisse im Büro- oder Empfangsmanagement

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung

• Ausgeprägte Organisations- und Multitasking-Fähigkeiten mit viel Liebe zum Detail

• Sichere Kommunikation auf Englisch, Deutschkenntnisse sind von Vorteil

• Ausgezeichnete zwischenmenschliche Fähigkeiten und eine proaktive Einstellung

• Freundliches, interessiertes und professionelles Auftreten in allen Aufgabenbereichen

Benefits

• Mitarbeit in einem internationalen und multikulturellen Umfeld 

• Starke Teamorientierung 

• Flexibles Arbeitszeit-Modell

• Internes Weiterbildungsprogramm

• Sport-, Fahrtkosten-, Kindergartenzuschuss sowie kostenlose Getränke und Obst 

• Mitarbeitervergünstigungen, z. B. für Veranstaltungen und Markenprodukte