File Assistant

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SUMÁRIO DO CARGO Responsável por pesquisar e conferir os documentos solicitados ou enviados para empresa. Tratar a documentação, higienizar, organizar em ordem alfabética ou numérica, realizar cadastro das caixas de entrada e saída conforme procedimentos estabelecidos pela empresa. Fazer o atendimento aos clientes por telefone em alguns departamentos. RESPONSABILIDADES PRINCIPAIS 1. Controlar a entrada e saída de pesquisas através das solicitações recebidas por emails dos clientes, sistema interno ou sistema do cliente; 2. Cadastrar e pesquisar dados de documentos em sistema específico ou planilhas enviadas pelo cliente, quando não estão completas, conforme orientação do gestor; 3. Conferir e pesquisar documentos físicos, imagem ou por cópia dos clientes, conforme as solicitações recebida; 4. Encaminhar documentos solicitados pelos clientes para a área de roteiro, para que o mesmo seja entregue ao local da solicitação, assim também como a devolução dos documentos recepcionados com divergência identificados no sistema; 5. Procurar e localizar caixas de documentos, seguindo instruções ou indicações de endereços (corredores, prateleiras, níveis, etc) estabelecidos pelos procedimentos vigentes ou instruções dadas pelo superior. Após os trabalhos de pesquisa, retornar estes volumes ao local inicial; 6. Preencher relatórios de suas atividades diárias (formulário OPLOG), conforme os modelos e procedimentos IMB, para avaliação e controle da produção individual e do departamento; 7. Quando não há trabalhos de sua função direta poderá auxiliar os demais departamentos e realizar tarefas correlatas de acordo com solicitação do gestor imediato. 8. Atualizar de planilhas com controles necessários, conforme determinado pelo cliente ou gestor, assim também com a inserção de dados no sistema interno ou do cliente em específico; Atividade exclusiva do setor GAA (Guarda de Arquivo Ativo), Organização de Arquivo (O.A), Pesquisa e Site Exclusivo (conforme contrato): 9. Atender aos clientes por telefone em suas solicitações de documentos e dar suporte sempre que solicitado em suas consultas via web; 10. Recepcionar e conferir os documentos físicos recebidos por malote dos clientes e dar baixa no sistema com a confirmação do recebimento. Atividade exclusiva do setor Organização de Arquivo (O.A): 11. Prestar Serviço externo nos clientes ou em outras Unidades da empresa, executando as tarefas de conferência, preparação, organização dos documentos para que sejam enviados para a guarda, sempre que necessário. ESCOLARIDADE REQUERIDA Ensino Médio Completo. CONHECIMENTOS TÉCNICOS DESEJÁVEIS Pacote Office, organização documental, atendimento ao cliente. COMPETÊNCIAS REQUERIDAS Atenção concentrada, agilidade, proatividade, organização do trabalho e Trabalho em equipe.

Category: Operations Group