Personal Assistant (m/w/d)

Als persönlicher Assistent (m/w/d) bist du verantwortlich für die Verwaltung des Terminkalenders unseres Chief Scientists durch proaktiven und regelmässigen Austausch und enge Abstimmung. Dies umfasst die Organisation von Besprechungen, Reisen und die Betreuung von Gästen.

Zusätzlich übernimmst du in dieser Stelle Office-Management Tätigkeiten, u.A. im Kreditorenmanagement als casual buyer in SAP. Auch die Koordination des On-und Offboardings von Mitarbeitenden des Zürcher Teams sind integraler Bestandteil dieser Position.

Der Starttag ist verhandelbar und wird im Bewerbungsprozess besprochen.

Wir erwarten eine Bereitschaft, primär (4 Tage) in unserem Büro in Zürich zu arbeiten.

Zu den Aufgaben gehören im Wesentlichen:

• Terminplanung und Bewirtschaftung der Agenda des Chief Scientists in enger Absprache mit internationalen internen und externen Geschäftspartnern

• Organisation von Besprechungen, Betreuung von Gästen

• Planung und Organisation von Geschäftsreisen

• Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen

• Koordination des On- und Offboardings von Mitarbeitenden und anderen Beteiligten

• Rolle des casual buyers im Purchasing/PO Erstellung, Verwaltung von Lieferanten, Bestellungen und Rechnungen

Erforderliche Qualifikationen & Fähigkeiten  

• KV oder relevanter Bachelorabschluss

• Sorgfätige und gründliche Arbeitsweise

• Umsetzungsstark und behält den Überblick in einem schnelllebigen und komplexen Umfeld

• Idealerweise signifikante Erfahrung als Personal Assistant, im Event Management oder in einer administrativen Rolle

• Erfahrung mit Schweizer Geschäftspraktiken

• Sehr gute Deutschkenntnisse, in Wort und Schrift sowie verhandlungssichere Englischkenntnisse

• Sehr sicher im Umgang mit gängiger Office-Standardsoftware

Unsere Unternehmenskultur ist von Diversität und Vielfalt geprägt. Daher berücksichtigen wir alle Bewerbungen - unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter, sexueller Orientierung und Identität.