Office Manager (temporary work)

Funkcja Kierownika Biura odpowiada za wsparcie Dyrektora Centrum Produkcyjnego oraz Zespołu Zarządzającego, w codziennych sprawach administracyjnych i organizacyjnych oraz zarządzanie pracą biura i komunikacją wewnętrzną firmy.

Twoimi głównymi atutami powinna być świetna organizacja spotkań, wizyt gości, eventów, jak i pracy własnej, a także samodzielność w działaniu oraz inicjatywa.  Nie wahaj się i aplikuj już dziś! Zostań częścią naszego wyjątkowego zespołu Thales DIS!

Do Twoich obowiązków należeć będzie:

- koordynacja i realizacja szeroko rozumianych zadań administracyjnych;

- zarządzanie kalendarzem Dyrektora Centrum Produkcyjnego, czynnościami administracyjnymi, przepływem dokumentów, organizowaniem podróży, itp.;

- organizowanie wizyt gości (również zagranicznych), w tym rezerwacja hoteli, transport, catering i inne;

- organizowanie wydarzeń i spotkań firmowych;

- współpraca z zespołem komunikacji korporacyjnej;

- przygotowywanie raportów, analiz danych i prezentacji;

- współpraca z zewnętrznymi dostawcami, zamawianie materiałów biurowych, obsługa faktur;

- zarządzanie dokumentami firmowymi (umowy, pełnomocnictwa, certyfikaty itp.);

- uczestnictwo i sporządzanie notatek z zaplanowanych spotkań menedżerskich;

- zapewnienie tłumaczenia dokumentów z języka polskiego na angielski i odwrotnie;

- współpraca z działem HR  w zakresie komunikacji ogólnofirmowej i przepływu dokumentów oraz bieżących wydarzeń;

- współpraca z działem Finansów w zakresie przepływu i rozliczania faktur, kosztów podróży, itp.

Nasze wymagania:

- rozwinięte umiejętności interpersonalne, komunikacyjne i prezentacyjne są dla nas kluczowe;

- zorientowanie na obsługę klienta i wsparcie biznesu;

- dobra znajomość pakietu MS Office;

- niezbędna jest bardzo dobra znajomość języka angielskiego (poziom minimum B2), ze względu na częsty kontakt z klientami i gośćmi z zagranicy;

- umiejętność pracy pod presją czasu;

Co możemy Ci zaoferować?

• Kulturę partnerstwa, w której praca zespołowa jest kluczowym czynnikiem naszego sukcesu i rozwoju;
• Możliwości rozwoju, szkoleń i nabywania dalszej wiedzy w motywującym środowisku pracy;
• Zatrudnienie w oparciu o umowę na zastępstwo;
• Praca w nowoczesnym biurze firmy w Tczewie;
• Częściowa możliwość pracy z domu, zgodnie z zasadami home office firmy;
• Dodatkowo oferujemy Ci szeroki wachlarz benefitów, tj. możliwość dołączenia do grupowego ubezpieczenia na życie, współfinansowanie pakietu prywatnej opieki medycznej, gabinet lekarski na terenie zakładu, dofinansowanie dojazdu w przypadku osób zamieszkujących poza Tczewem zgodnie z polityką firmy, bezpłatny parking dla pracowników, kantyna i dofinansowanie posiłków, możliwość skorzystania z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych np. dodatki letnie, zimowe, karta Multisport, możliwość dołączenia do firmowych klubów sportowych;