Assistant Exécutif du Chief People Officer & du Chief DIA and Social Impact (F/H/NB)

Les équipes d’Ubisoft comptent 19 000 personnes réparties sur plus de 30 pays à travers le monde et sont liées par une mission commune : enrichir la vie des joueurs et des joueuses par des expériences de jeu originales et mémorables. Leur énergie et leur talent ont permis de donner vie à de nombreuses franchises acclamées telles que Assassin's Creed, Far Cry, Watch Dogs, Just Dance, Rainbow Six, et bien d'autres à venir. Ubisoft est un employeur soucieux de l'égalité des chances et estime que la diversité des origines et des perspectives est essentielle pour créer des mondes qui permettent l’épanouissement et l’expression de tous et toutes. Si vous êtes enthousiaste à l'idée de relever des défis passionnants, exploiter des technologies de pointe, et prendre part au futur du divertissement, rejoignez-nous et créez l’inconnu.

Nous recherchons actuellement un·e Assistant·e Exécutif·ve pour soutenir le Chief People Officer ainsi que le Chief Global Diversity, Inclusion, Accessibility and Social Impact. Vous apporterez également un soutien ponctuel aux autres membres de l’équipe exécutive lors de leurs visites, selon les besoins.

Dans ce poste, vous serez en charge des missions suivantes :

Gestion des plannings et des agendas du Chief People Officer et du Chief Global Diversity, Inclusion, Accessibility and Social Impact :

• Gérer proactivement les agendas – coordonner les réunions et préparer les forums clés (par exemple, veiller à la bonne préparation des réunions CNRG) ;
• Servir de point de contact et facilitateur·trice avec les autres départements et les représentants de la direction afin d’assurer une gestion optimale du temps ;
• Organiser tous les déplacements professionnels, en veillant à maximiser le retour sur investissement de chaque voyage – réunions internes et externes, forums, séances de questions-réponses, etc.

Organisation d'événements et renforcement de l’esprit d’équipe :

• Apporter un soutien global dans l’animation de la communauté RH mondiale et de la communauté DIA (assemblées mensuelles, gestion des sessions de questions-réponses en direct et virtuelles, préparation des communications clés, activités de cohésion, etc.) ;
• Planifier et organiser toutes les réunions d’équipe, forums, ateliers et séminaires en présentiel et à distance (définition de l’ordre du jour, communication, logistique, prise de notes et suivi des actions) ;
• Collaborer avec les équipes de gestion de projets pour maintenir des documents partagés favorisant la collaboration ;
• Proposer et organiser des moments de convivialité (dîners d’équipe, anniversaires, événements marquants, etc.) ;
• Proposer et mettre en œuvre des initiatives pour encourager l’engagement, le sentiment d’appartenance et améliorer la communication (ex. : accueil et départ des membres de l’équipe, bulletins d'information, etc.).

Coordination et soutien administratif des projets :

• Gérer les commandes, les factures, et les approbations ;
• Assurer un suivi du budget en collaboration avec les équipes contrôle de gestion ;
• Préparer des présentations PowerPoint et autres supports selon les besoins ;
• Effectuer d’autres tâches administratives et de gestion des espaces de travail au besoin.

Expérience pertinente

• Vous avez une solide expérience dans l’assistanat ou dans un rôle impliquant la gestion de projets et de plannings.
• Vous avez précédemment occupé un poste nécessitant un haut niveau de professionnalisme et de confidentialité.

Compétences et connaissances

• Une excellente communication verbale et écrite, en anglais comme en français ; 
• Un intérêt pour les sujets RH et DIA et un désir d'en apprendre davantage sur ces métiers ;
• Du dynamisme, de la proactivité, de l’autonomie et une grande capacité à s'épanouir dans un environnement dynamique et entrepreneurial ; 
• Un excellent relationnel, de la disponibilité et un sens du service ; 
• Un grand sens de l’organisation, vous savez prioriser et gérer simultanément plusieurs activités complexes ;
• Une capacité à traiter des informations sensibles avec la plus grande confidentialité ;
• De solides compétences en MS Office (maîtrise avancée de Outlook, PowerPoint et Teams) ;
• Connaissance ou bonne capacité d’apprentissage sur des outils collaboratifs (ex : Miro, Slido…) et d’analyse de données.

Avantages Ubisoft

💰 Intéressement et participation, plan d'épargne entreprise. En plus : 25 CP, 12 RTT, 50% du pass de transport pris en charge, des tickets resto, une bonne mutuelle, et plein d'avantages Ubisoft.
👶 Congé maternité de 20 semaines, congé paternité/co-parental de 7 semaines
📍 Nos locaux sont à Saint Mandé (ligne 1, arrêt Saint Mandé), salle de sport dans les locaux, possibilité de travailler de manière hybride, en accord avec la politique Télétravail du groupe.

Processus de recrutement

[30 minutes] : échange téléphonique avec un Recruteur,
[60 minutes] : entretien en visio avec deux Recruteurs,
[60 minutes] : entretien en présentiel avec la Chief Diversity, Inclusion, Accessibility And Social Impact,
[60 minutes] : entretien en visio avec le Chief People Officer.

Informations complémentaires

En tant qu’employeur, Ubisoft offre à tous les mêmes opportunités d’accès à l’emploi sans distinction de genre, ethnicité, religion, orientation sexuelle, statut social, handicap et d’âge. Ubisoft veille à développer un environnement de travail inclusif qui reflète la diversité de sa communauté de joueurs & joueuses dans ses équipes. 

Le poste est rattaché au Siège International.

Consultez ce guide qui a pour but de vous accompagner dans votre candidature, et découvrez nos actions pour encourager plus de diversité et d'inclusion.