Bilingual Office Administrator II
Job Summary
Job Description
Mistplay seeks a Bilingual Office Administrator II to manage the smooth operation of their Montreal office. Responsibilities include being the primary point of contact at reception, managing office supplies and equipment, liaising with vendors, coordinating meetings and events, maintaining office organization and cleanliness, handling light bookkeeping tasks, and upholding workplace safety standards. The ideal candidate will be highly organized, proactive, possess excellent communication skills, be proficient in Google Workspace, and have 2-5 years of relevant experience. This on-site role requires fluent French and English proficiency. The position is key in fostering a positive and productive work environment for employees and visitors.
Must have:
- 2-5 years office administration experience
- Fluent French and English
- Excellent communication skills
- Proficient in Google Workspace
- Highly organized and proactive
- Manage office supplies and vendors
- Coordinate meetings and events
- Maintain a safe and clean workspace
Perks:
- Team Lunches
- Game nights
- Company-wide events
4 skills required
Job Details
Mistplay est le programme de fidélité n° 1 pour les joueurs sur mobile et compte plus de 20 millions d'utilisateurs dans le monde entier. Des millions de joueurs utilisent notre plateforme pour découvrir des jeux, entrer en contact avec leurs amis et gagner de superbes récompenses. Nous sommes une entreprise rentable en forte croissance, récemment classée comme la troisième entreprise technologique à la croissance la plus rapide au Canada. Notre passion pour l'innovation est le moteur de notre croissance dans le secteur, grâce au développement de nouvelles applications, et d'outils Ad Tech puissants. Chez Mistplay, nous faisons appel à la collaboration stratégique, créative et axée sur les données pour nourrir notre imagination sur ce qui peut être réalisé.
Mistplay is the #1 Loyalty Program for mobile gamers - with over 20 million users worldwide. Millions of gamers use our platform to discover games, connect with friends, and earn awesome rewards. We are a fast growing profitable company, recently ranked as the 3rd fastest growing technology company in Canada. Our passion to innovate drives our growth across the industry with the development of new apps, and powerful ad tech tools. Mistplay embraces strategic, creative, and data-driven collaboration to fuel our imagination of what can be achieved.
English Description is Below ⬇️
Mistplay est à la recherche d'un administrateur de bureau bilingue pour assurer le bon fonctionnement de notre bureau de Montréal. Ce poste est essentiel pour créer un espace de travail positif, organisé et efficace, où les employés et les visiteurs se sentent accueillis et soutenus. En tant qu'administrateur de bureau, tu seras chargé de diverses tâches allant de la gestion des fournitures de bureau à la coordination d'événements et aux relations avec les fournisseurs, tout en maintenant un niveau élevé d'organisation et de réactivité. Ce poste est idéal pour une personne proactive, très organisée et qui aime contribuer à un environnement dynamique et axé sur les personnes.
Tes missions chez Mistplay :
Être le premier point de contact à la réception, accueillir les employés et les visiteurs avec chaleur et professionnalisme, gérer les livraisons et maintenir une présence accueillante. Ce poste est à pourvoir sur site, du lundi au vendredi, de 9 h à 17 h.
Gérer les fournitures de bureau, les collations et l'équipement en effectuant régulièrement des inventaires, en passant les commandes et en veillant à la livraison en temps voulu des articles nécessaires.
Assurer la liaison avec les fournisseurs et les prestataires de services afin de garantir un service de qualité, gérer l'entretien des équipements et des services du bureau (par exemple, imprimantes, machines à café) et coordonner les réparations si nécessaire.
Gérer le calendrier et l'aménagement des espaces de bureau, faciliter la coordination des réunions, des événements et des activités sur site pour les réunions d'équipe et les collaborations interdépartementales.
Assister à la planification et à l'exécution des événements et célébrations liés à la culture de l'entreprise tout au long de l'année, en étant directement responsable des événements se déroulant au bureau de Montréal.
Organiser et tenir à jour les informations et les ressources relatives au bureau, en veillant à ce que les informations et les outils essentiels soient facilement accessibles à tous les employés.
Respecter les normes de sécurité au travail, en collaboration avec les représentants internes en matière de santé et de sécurité, afin de répondre à toute préoccupation et de maintenir un environnement sécurisé ; obtenir et maintenir une certification en secourisme.
Veiller à la propreté et à l'organisation quotidiennes du bureau, en s'assurant que les espaces communs sont présentables, réapprovisionnés et fonctionnels afin de favoriser un environnement de travail optimal.
Effectuer des tâches de comptabilité légère, telles que la gestion de la petite caisse, le suivi des dépenses et la soumission des documents pertinents à l'équipe des finances, si nécessaire.
Ce que nous recherchons :
2 à 5 ans d'expérience dans l'administration de bureau ou un poste similaire, avec une capacité avérée à mener plusieurs tâches de front et à maintenir un espace de travail organisé.
Maîtrise professionnelle courante/excellente du français et de l'anglais.
Excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles, avec la capacité d'interagir de manière professionnelle avec les fournisseurs, les cadres et les membres de l'équipe, afin de favoriser une atmosphère de travail positive.
Esprit proactif et sens aigu du détail, capable d'anticiper les besoins du bureau, de gérer les situations imprévues et de maintenir un environnement bien organisé.
Maîtrise de Google Workspace, ainsi qu'une connaissance générique des logiciels et systèmes de gestion de bureau.
Flexible et capable de s'adapter à des priorités changeantes, à l'aise dans la gestion de multiples responsabilités dans un environnement collaboratif et dynamique.
Compréhension des réglementations en matière de santé et de sécurité, engagement à créer un lieu de travail sûr et conforme pour tous les employés.
English Description:
Mistplay is seeking a Bilingual Office Administrator to support the smooth and efficient operation of our Montreal office. This role is critical in creating a positive, organized, and well-functioning workspace, where both employees and visitors feel welcomed and supported. As the Office Administrator, you will manage a variety of tasks ranging from office supply management to event coordination and vendor relations, all while maintaining a high standard of organization and responsiveness. This role is ideal for someone who is proactive, highly organized, and enjoys contributing to a dynamic, people-oriented environment.
What You’ll Be Doing:
Serve as the first point of contact at reception, greeting employees and visitors with warmth and professionalism, managing deliveries, and maintaining a welcoming presence **This role is expected to be onsite, Monday-Friday from 9:00-5:00**
Maintain office supplies, snacks, and equipment by conducting regular inventory checks, placing orders, and ensuring timely delivery of necessary items.
Liaise with vendors and service providers to ensure quality service, handling maintenance for office utilities and equipment (e.g., printers, coffee machines) and coordinating repairs when needed.
Manage scheduling and set-up for office spaces, facilitating the smooth coordination of meetings, events, and on-site activities for team gatherings and cross-departmental collaborations.
Assist in the planning and execution of company culture events and celebrations throughout the year, with direct ownership of events taking place in the Montreal office.
Organize and maintain office-related information and resources, making sure that essential information and tools are readily accessible to all employees.
Uphold workplace safety standards, working alongside the internal health and safety representatives to address any concerns and maintain a secure environment; obtain and maintain first aid certification.
Oversee daily office cleanliness and organization, ensuring common areas are presentable, restocked, and functional to support an optimal work environment.
Handle light bookkeeping tasks, such as managing petty cash, tracking expenses, and submitting relevant documentation to the finance team as needed.
What We’re Looking For:
2-5 years in office administration or a similar role, with proven success in multitasking and maintaining an organized workspace.
Fluent/Strong professional working proficiency in French & English
Excellent communication and interpersonal skills, with the ability to engage professionally with vendors, executives, and team members, fostering a positive office atmosphere.
Proactive problem-solver with a keen eye for detail, able to anticipate office needs, handle unexpected situations, and maintain a well-ordered environment.
Proficiency in Google Workspace, along with a basic understanding of office management software and systems.
Flexible and adaptable to changing priorities, comfortable managing multiple responsibilities in a fast-paced, collaborative environment.
Understanding of health and safety regulations, committed to creating a safe and compliant workplace for all employees.
*Nous remercions tous(tes) les candidat(e)s. Le genre masculin a été utilisé dans le but d'alléger le texte. Nous souscrivons au principe de l’équité en matière d’emploi.
Pourquoi choisir Mistplay ?
Nous faisons tout pour rendre notre environnement de travail aussi accueillant et plaisant que possible ! Un poste chez Mistplay s’accompagne de toute une série d'avantages que nous proposons en mode virtuel ou présentiel : déjeuners d'équipe, soirées jeux, événements à l'échelle de l'entreprise, et bien plus encore.
Notre culture est profondément ancrée dans la croissance et soutenue par une équipe de personnes intelligentes, dynamiques et enthousiastes. Nous utilisons les données pour apprendre, améliorer et adapter en permanence. Nous favorisons un environnement dans lequel chacun est encouragé à partager ses idées, à repousser les limites, à prendre des risques calculés et à voir ses visions se concrétiser.
Why Mistplay?
We strive to make our work environment as inviting and fun as possible! Working at Mistplay is coupled with a whole array of perks that we've adopted virtually and in-person: Team Lunches, game nights, company-wide events, and so much more. Our culture is deeply rooted in growth and upheld by a team of smart, dynamic, and enthusiastic people. We utilize data to constantly learn, improve, and adapt. We foster an environment where everyone is encouraged to share their ideas, push boundaries, take calculated risks, and witness their visions come to life.
*Nous remercions tous(tes) les candidat(e)s. Le genre masculin a été utilisé dans le but d'alléger le texte. Nous souscrivons au principe de l’équité en matière d’emploi.
Pourquoi choisir Mistplay ?
Nous faisons tout pour rendre notre environnement de travail aussi accueillant et plaisant que possible ! Un poste chez Mistplay s’accompagne de toute une série d'avantages que nous proposons en mode virtuel ou présentiel : déjeuners d'équipe, soirées jeux, événements à l'échelle de l'entreprise, et bien plus encore.
Notre culture est profondément ancrée dans la croissance et soutenue par une équipe de personnes intelligentes, dynamiques et enthousiastes. Nous utilisons les données pour apprendre, améliorer et adapter en permanence. Nous favorisons un environnement dans lequel chacun est encouragé à partager ses idées, à repousser les limites, à prendre des risques calculés et à voir ses visions se concrétiser.
Why Mistplay?
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