Administrative Assistant

Administrativer Mitarbeiter (m/w/d) 

Der Administrative Mitarbeiter (m/w/d) ist eine zentrale Ansprechperson für alle administrativen Aufgaben im Forschungslab von DisneyResearch|Studios (DRS). Dazu gehören insbesondere Beschaffung und Kreditorenwesen, Ein- und Austritte von Mitarbeitenden und Forschungspartnern, die Instandhaltung der Infrastruktur sowie das Event-Management. 

Der Starttag ist verhandelbar und wird im Bewerbungsprozess besprochen. 

Wir erwarten eine Bereitschaft, primär (4 Tage) in unserem Büro in Zürich zu arbeiten.  

Zu den Aufgaben gehören im Wesentlichen 

• Koordination der Ein- und Austritte von Mitarbeitenden und Angehörigen von Forschungspartnern. Schnittstellenmanagement mit HR, IT, Legal, Behörden und anderen Stakeholdern. 

• Bearbeitung der Kreditorenrechnungen, Lieferanteneröffnungen und Beschaffungswesen 

• Sicherstellung eines sicheren und effizienten Betriebs, Management der Beziehungen zu Vermietern und externen Dienstleistern wie Reinigungsfirmen und Handwerkern. 

• Planung, Organisation und Durchführung interner und externer Veranstaltungen. 

• Organisation von Meetings sowie Empfang und Betreuung von Gästen und Besuchern. 

• Allgemeine Büroadministrationsarbeiten. 

Erforderliche Fähigkeiten & Erfahrung 

• KV-Ausbildung, relevanter Bachelor-Abschluss oder vergleichbare Arbeitserfahrung 

• Sorgfätige und gründliche Arbeitsweise 

• Umsetzungsstark und behält den Überblick in einem schnelllebigen und komplexen Umfeld 

• Idealerweise mehrere Jahre Erfahrung in einer administrativen Rolle 

• Erfahrung mit Schweizer Geschäftspraktiken 

• Sehr gute Deutschkenntnisse, in Wort und Schrift sowie verhandlungssichere Englischkenntnisse  

• Sehr sicher im Umgang mit gängiger Office-Standardsoftware (z.B. MS Office) 

Unsere Unternehmenskultur ist von Diversität und Vielfalt geprägt. Daher berücksichtigen wir alle Bewerbungen - unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter, sexueller Orientierung und Identität.